Unternehmen: Internationale Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft (Name auf Anfrage)

Standort: Düsseldorf

Beschäftigungsart: Vollzeit (40 Stunden), Teilzeit ab 4 Tagen/Woche verhandelbar

Gehalt: 40.000–50.000 € brutto p.a., je nach Erfahrung

Start: baldmöglichst

Über die Position

Für den deutschen Standort einer international tätigen Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft suchen wir eine engagierte, gut organisierte Persönlichkeit als Office and Business Administration Manager (m/w/d). Sie übernehmen die zentrale administrative Verantwortung für Büroorganisation, Finance Administration, Einkauf und HR-Administration und sind die wichtigste Schnittstelle zwischen dem deutschen Büro und dem britischen Headquarter.

Ihre Aufgaben

Office Management

• Organisation und Steuerung des Tagesgeschäfts im Büro
• Verwaltung von Büromaterial, Ausstattung und externen Dienstleistern
• Koordination von Geschäftsreisen und allgemeiner Bürologistik
• Organisation von Meetings inkl. Agenden und Protokollen

Finance Administration

• Prüfung und Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen
• Vorbereitung von Zahlläufen zur Freigabe durch das Management
• Überwachung offener Posten und Unterstützung beim Mahnwesen
• Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern
• Unterstützung bei Kundenrechnungsstellung und Credit Control

Einkauf

• Erstellung und Verwaltung von Bestellungen
• Nachverfolgung offener Bestellungen und Lieferungen
• Pflege von Lieferantendaten, Einholen von Angeboten

HR-Administration

• Organisation von Onboarding und Offboarding
• Pflege von Personalunterlagen und Mitarbeiterdaten
• Unterstützung bei Arbeitsverträgen und Abwesenheitsmanagement

Sonstiges

• Unterstützung des ISO 9001 Qualitätsmanagementsystems
• Schnittstellenfunktion zwischen deutschem Standort und UK-Headquarter

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder in der kaufmännischen Verwaltung
• Erfahrung in den Bereichen Finance, Einkauf oder HR-Administration von Vorteil
• Kenntnisse in ERP-/Buchhaltungssystemen (z. B. DATEV) wünschenswert
• Erfahrung mit ISO 9001 oder Qualitätsmanagementsystemen von Vorteil
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse (B2 oder vergleichbar) von Vorteil
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Eigenverantwortung

Wir bieten

• 30 Tage Urlaub zzgl. gesetzlicher Feiertage
• Diskretionärer Jahresbonus
• Internationales Arbeitsumfeld mit direktem Kontakt zum UK-Headquarter
• Eine vielseitige Position mit Gestaltungsspielraum

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